Les coffres forts ont toujours été un excellent moyen pour protéger l’argent et les documents. Et les percées technologiques sont intervenues dans la fabrication des coffres forts. Aujourd’hui, on peut retrouver des coffres forts numériques, encore plus performants que les coffres forts classiques. Dans cet article, nous allons vous présenter les coffres forts numériques dans l’ensemble.
Signification d’un coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique est un outil qui vous permet de stocker les données sensibles confidentielles. C’est un outil qui vous permet de garder les documents importants sur une longue période. Ce système d’archivage est utile pour les petites, moyennes et grandes entreprises. Cet outil est très pratique pour garder en sécurité les bulletins des salaires dans une entreprise. Grâce aux coffres forts électronique ou numérique, il est possible de transmettre les bulletins en version numérique. Ceci permet de se libérer des papiers qui deviennent de plus en plus encombrants. Vous pouvez sauvegarder vos documents comme une facture, les bulletins, un contrat important et plusieurs autres. Cet outil est fait pour sauvegarder plusieurs types de documents ou données qui sont importants pour vous ou pour votre entreprise. Grâce aux coffres forts numériques, vous limiter les archives en papier. Ici, vous avez un important espace de stockage et vous y avez accès de manière simple et facile.
Les avantages que présentent les coffres-forts
Les coffres forts numériques présentent plusieurs avantages comme vous l’avez sûrement remarqué un peu plus haut.
Stocker les données importantes
C’est le premier avantage d’un coffre-fort numérique. Comme les coffres-forts physiques, les coffres-forts numériques vous permettent de garder vos données importantes et sur une longue durée. La capacité de stockage est énorme vous permettant de stocker un maximum de documents, pour libérer la salle des archives. Vous pourrez alors utiliser votre salle des archives pour d’autres fins. Vous aurez du temps dans les recherches des archives, dans le transfert des documents et pour consulter vos documents confidentiels.
Sécuriser les données
Un deuxième avantage des coffres forts numérique est la sécurité des données. Vos documents importants seront gardés en sécurité, dans la mesure où vous êtes la seule personne pouvant accéder au coffre fort. Il y a aussi la possibilité d’élargir l’accès à d’autres membres importants de l’entreprise. Ne vous inquiétez pas pour les données stockées, car le coffre-fort dispose d’un excellent système de sécurité et d’anti-piratage. Il n’y a donc aucun risque que vos informations confidentielles soient filtrées.
Les coffres forts numériques disposent de plusieurs autres avantages utiles. Et ils présentent certaines différences par rapport aux autres.
Comparaison entre le coffre-fort numérique, le GED et le SAE
Le coffre-fort présente des ressemblances avec les systèmes de gestion numérique des données et les outils d’archivage électronique. Malgré les ressemblances que ces trois systèmes présentent, ils présentent également des différences. Le coffre-fort numérique sert principalement à stocker les données, et plus important, à garder confidentiels des dossiers et à transmettre les données. Les SAE permettent, essentiellement à une entreprise, d’archiver les dossiers afin d’assurer leurs intégrités. Les GED quant à eux permettent de faire une utilisation optimale des dossiers archivés, de faciliter l’utilisation des dossiers sauvegardés par le SAE afin d’optimiser la qualité des services offerts par l’entreprise.
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